Les 10 questions à se poser avant de changer de prestataire Paie et Ressources Humaines
Vous êtes-vous déjà demandé si vous étiez bien accompagné au niveau social ? Vous pensez changer de prestataire de paie mais vous ne savez pas si le bon moment. Dans cet article nous allons vous aider à vous poser les bonnes questions pour prendre la bonne décision.
Question 1 à se poser : Mon Gestionnaire de Paie est-il disponible régulièrement ?
Est-ce que lorsque vous essayez d’appeler votre gestionnaire de paie, celui-ci est disponible ? vous rappelle-il ? Dans beaucoup d’entreprise ce n’est pas le cas, vous ne pouvez jamais le contacter. Il faut dans ce cas se demander s’il n’est pas débordé, mais s’il est débordé, n’a-t-il pas trop de travail ? peut-il faire de la qualité sur votre dossier ? Ce sont des questions que vous devez vous poser car cela peut vouloir dire que vous êtes dans un cabinet qui produits des bulletins en masse et dont la qualité est à vérifier.
Question 2 à se poser : Etes-vous au courant de l’actualité sur les sujets qui peuvent impacter votre entreprise ?
Toutes les semaines, des nouvelles lois, des décrets sont publiés et certains sont important pour vous. Par exemple, avez-vous été tenu au courant régulièrement des aides Covid ? saviez-vous que la prime Macron défiscalisé existait ? Si la réponse est non, c’est que votre cabinet ne prend pas le temps de vous informer. Selon nous ce n’est pas votre rôle de connaitre les aides auxquelles vous avez droit !
Question 3 à se poser : Connaissez-vous bien votre convention collective et les obligations de votre banche ?
Nous constatons tous les jours que des employeurs ne connaissent pas les principaux articles de leur convention collective, des primes obligatoires jamais versé par exemple. C’est pourtant extrêmement important car un salarié peut aller au prudhomme demander le versement de la prime oublié et il aura raison ! Connaissez-vous les principales dispositions de votre convention collective et en avez-vous ne serait-ce qu’un exemplaire ? Si la réponse est non, cela signifie de vous n’êtes pas assez bien conseillé et suivi, vous devez alors vous poser des questions.
Question 4 à se poser : Suis-je au courant de toutes les formalités d’embauches ?
Les formalités d’embauche ne se résument pas à DPAE. Et pourtant même cela, vous êtes nombreux a ne pas savoir qu’elle existe. Il faut également affilier le salarié à la mutuelle et prévoyance ou demander des dispenses d’affiliation. Il faut faire signer le contrat rapidement, si le salarié est un étranger il faut faire des formalités supplémentaires, il faut le signaler à la médecine du travail et organiser les visites, il faut mettre à jour le registre du personnel et beaucoup d’autres encore.
Le cabinet où vous êtes en ce moment fait-il bien tout cela ou est-ce vous ? et savez-vous surtout que vous devez le faire ?
Question 5 à se poser : Est-ce je reçois des mises en demeure ou lettre de rappel ?
Si vous recevez mes mails de relance, des lettres de rappel, des mises en demeure c’est qu’il y a un problème sur votre dossier. De nos jours tout passe par la DSN et c’est le gestionnaire de paie qui la déclare. C’est un document qui se complexifie vraiment d’année en année.
Si vous recevez ce type de lettre c’est souvent un problème de DSN mal paramétrée. Il se peut aussi bien sûr qu’il y ait un problème interne au niveau de la caisse sociale mais c’est quand même plus souvent un problème de paramétrage de la DSN qu’autre chose.
Si le problème est récurrent vous devez vous poser des questions.
Question 6 à se poser : Mes bulletins sont-ils corrects ?
Personne n’est à l’abri d’une erreur, même nous. Mais vous ne devriez pas être obligé de faire refaire des bulletins pour des oublies de congé ou autre. Pour les cotisations, sans être du métier il est difficile de savoir si elles sont correctes. Il ne faut pas hésiter à poser des questions à votre gestionnaire qui vous répondra et vous donnera le détail des calculs, c’est normal.
Si vous n’arrivez pas à avoir de réponse claire de votre gestionnaire de paie, posez-vous la question ? Est-il débordé ? prend-il vraiment le temps de faire correctement mes bulletins ? Il n’est pas rare que les gestionnaires de paies soient totalement débordés dans certaines structures.
Question 7 à se poser : Mes questions ont-elles toujours des réponses ?
Dans le métier, le délai moyen pour recevoir les bulletins est de 48h, un peu plus s’ils sont complexes ou très nombreux, mais c’est le délai moyen. Pour toutes les autres demandes, vous devez avoir des réponses, plus ou moins rapide selon la complexité de celle-ci.
Mais il est important que vous ayez un suivi régulier, que le gestionnaire de paie vous explique où il en est de la gestion de votre problème et ne vous laisse pas sans nouvelle.
Question 8 à se poser : Suis-je au courant de mes obligations de formation et d’entretien professionnel ?
Saviez-vous que l’employeur a l’obligation de maintenir les compétences des salariés à jour ? et de proposer des entretiens individuels ? Vos salariés peuvent vous attaquer aux prud’hommes pour défaut de formation. Mais saviez-vous aussi que les formations pouvaient être gratuite grâce aux taxes que vous payez, ce que l’on appelle les contributions de formation continue ? Votre cabinet vous l’a-t-il déjà dit ?
Question 9 à se poser : Mes factures sont-elles correctes ?
Dans ce métier, les factures sont faites selon les prestations réalisées. Mais comprenez-vous toujours les factures que vous recevez ? n’y a-t-il pas de facturation supplémentaire dont vous n’étiez pas au courant. Je sais d’expérience que c’est parfois le cas, certain cabinet vous facture des prestations sans que vous soyez au courant qu’elles étaient payantes, c’est très désagréable.
Question 10 à se poser : La prestations que vous recevez est-elle adapté aux prix que vous payez ?
Ce qui m’amène au prix, pensez-vous vraiment que pour les conseils que vous recevez régulièrement le prix que vous payez est correct ? dans un cabinet comptable les prix varient de 25 à 35 € et dans les cabinets d’externalisation vous trouvez de 5 € à 27 € pourquoi ? pour aucune raison particulière, un bulletin n’est pas mieux calculé par un cabinet comptable que par un cabinet d’externalisation, ce sont les mêmes gestionnaires de paie qui travaillent dans les deux structures.
Nous vous invitons à lire notre article sur les différences entre les cabinets d’externalisations et les experts-comptables.
Donc posez-vous LA question, suis-je en ce moment bien accompagné ?
Si vous avez répondu une majorité de oui, c’est parfait, vous êtes chez un bon spécialiste, cabinet d’expert-comptable ou cabinet d’externalisation, vous n’avez aucune raison d’en changer !
Par contre si vous voulez vous rassurer vous pouvez demander un mini audit-gratuit dans un autre cabinet.
Par contre, si vous avez répondu une majorité de non, vous devez vraiment y réfléchir, car un contrôle Urssaf ou un prud’homme peuvent vraiment mettre à mal votre entreprise.
De plus on oublie trop souvent des ressources humaines qui sont pour résumé la gestion des salariés, leur carrière et leur bien-être. Des salariés valorisés c’est des salariés productifs il faut en être conscient. C’est votre rôle de chef d’entreprise de le faire, mais personne n’a jamais dit que vous deviez être seul pour cela !
